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17 años después aprendí a usar el correo electrónico

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¿Cuántos correos electrónicos sin leer tienes en tu bandeja de entrada?

Hace un año yo tenía más de 20 mil correos sin leer. Hoy, al finalizar cada día, tengo 0 correos por leer. Por primera vez en mi vida pude notar que la aplicación de Gmail muestra un guiño a tu logro de tener un inbox limpio.

Imagen especial al tener 0 correos en la bandeja de entrada de Gmail

El correo electrónico fue creado con la idea de poder enviar un mensaje a otra persona a través del internet, siendo éste mensaje uno que podía ser visto cuando el destinatario tuviese el tiempo para ello. Después el correo electrónico permitió adjuntar archivos y mostrar HTML/CSS.

Y comenzamos a alterar su naturaleza.

El SPAM comenzó a invadir nuestro correo electrónico, al igual que lo hacen los volantes promocionales que llegan a nuestros hogares día a día. Por suerte los clientes de correo comenzaron a tener mejores sistemas de filtrado y es difícil que nos lleguen correos de algún principe árabe que desea dejarnos una fortuna.

A continuación voy a dar algunos tips para retomar el control de tu correo electrónico y a utilizarlo efectivamente.

Desuscríbete de correos electrónicos

No sé que tan activo sea tu flujo de entrada de correos por parte de servicios externos, pero si eres como yo, lo mas seguro es que te lleguen correos de páginas a las que te has registrado. Estos correos pueden ser muy ruidosos, con mensajes como “te extrañamos”, “hace tiempo que no te vemos”, “alguien te ha etiquetado en…”. Vamos, ¿para qué quieres tener ese tipo de mensajes?

Es tiempo de utilizar un servicio como Unroll.me o mailstrom (o ambos) para esta tarea. Deja atrás todo lo que dejas sin leer o lo que simplemente se va directo a tu basurero digital.

Usa el correo para… leer correos

Lo sé, puede sonar tonto. Pero es que hay personas que tienen correos electrónicos con passwords, cosas para recordar o como almacenamiento de datos. No te preocupes si eres una de esas personas, yo también guardaba tareas en mi correo electrónico.

Utiliza el correo para lo que es. Si tienes cosas importantes, redireccionalas a lugares donde correspondan.

Todo el correo es importante

Si, así como lo lees. Todo el correo que llegue a nuestra bandeja debe de ser importante. Lo primero que debemos de realizar es depurar nuestro cliente y dejar que todo el correo llegue sin filtros a nosotros. En clientes como Gmail, existe la opción de categorizar el correo electrónico. Olvídate de ello. Deja que todo tu correo se encuentre en el mismo sitio, así podrás darte cuenta de si algo que te llega simplemente no debería de llegar a tu cuenta.

Deja atrás el sistema de estrellas o de etiquetas. Actualmente sólo utilizo las etiquetas de Inbox, Enviados, Borradores, Spam (es bueno tenerlo por si recientemente te has subscrito a algún servicio y el correo no te llega, bien podría encontrarse aquí) y Todo el Correo.

Apaga las notificaciones

Esto ya es una regla general en las cosas que utilizo. Las notificaciones son un ruido que nos quitan la atención de las cosas que estamos realizando, rompen nuestra armonía. Para cosas del trabajo no apago las notificaciones, pero sólo en horarios del trabajo. Una vez terminada mi jornada, no llegan notificaciones y espero hasta el siguiente día laboral para atender el flujo de información.

El correo es para revisarlo cuando tienes tiempo, es para acceder a el cuando tu tienes el tiempo y vas a dedicarle el tiempo para leerlo. No dejes que las notificaciones te controlen.

Crea un flujo de trabajo

Cada uno de los correos que nos llegan necesitan de acciones diferentes. Si un correo electrónico requiere de contestación, símplemente lo contestamos. Si requiere de recordar una fecha, creamos un recordatorio en nuestro calendario y seguimos adelante.

La idea es que se disminuya la cantidad y realicemos acciones correspondientes al tipo de correo con el que nos encontramos.

En el cliente de Gmail existe una función de auto avanzado. Una vez que archivo (hablaré sobre esto en el siguiente punto) o elimino un correo, automáticamente se muestra el siguiente. Esto me ayuda bastante en agilizar la lectura de mi correo electrónico.

No dejes correos en tu bandeja de entrada

La bandeja de entrada no es tu correo electrónico. Ésto es algo que yo no había pensado. Todo mi correo se encontraba en mi bandeja de entrada, leídos o no leídos, allí amontonados. Los 20 mil correos que tenía eran de suscripciones absurdas (como ofertas de tiendas de electrodomésticos). Todo ello lo eliminé, pero hoy en día utilizo dos funciones para cada uno de los correos que me llegan.

Archiva aquellos correos electrónicos que son importantes para buscar después. Puede que sean correos electrónicos de conversaciones sobre procedimientos de tu escuela, posibles clientes o asuntos familiares. Ese tipo de cosas son importante tenerlos y guardarlos.

Elimina los correos que son transitorios. Todo aquello que es de un sólo uso. Cosas como notificaciones que te llegan por correo y que ya realizaste una acción. Por ejemplo, yo estoy inscrito a varios newsletters. Una vez que termino de leer el correo electrónico paso a borrarlo, si quiero volver a leerlo puedo checarlo desde su página web. Confirmaciones de transferencias bancarias puedo acceder en cualquier momento desde la aplicación.

En resumen…

Así fue como 17 años mas tarde, aprendí a usar el correo electrónico. Hoy en día le dedico un tiempo especial a entrar a mi correo electrónico y realizar diferentes acciones. Últimamente siento que el internet es mucho ruido y es por ello que el tener un control sobre mi vida digital me ha ayudado a sentirme mejor con el tiempo que le dedico.

Espero que éstos tips te ayuden tanto como lo hicieron para mi.

Nos leemos